El contexto global originado por la pandemia ha fomentado el uso del teletrabajo, aspecto que Beesy tiene integrado desde su inicio mediante el uso de herramientas colaborativas online. Esto hace que la comunicación sea, si cabe todavía más, un elemento fundamental en la dirección de proyectos. Comunicación entendida por el intercambio de información entre los diferentes interesados en un proyecto y el equipo de trabajo del mismo.
El tipo de información que se debe generar y compartir varía según las diferentes fases del proyecto. Y también varía si las personas que comparten dicha información pueden interactuar cara a cara o lo hacen a través de medios telemáticos, como puede ser en una situación de teletrabajo.
En Beesy consideramos que la información que se genera en un proyecto debe ser:
- Veraz: refleja la realidad del estado del proyecto
- Actual: se actualiza al menos cada semana
- Inteligible: utiliza un lenguaje (gráfico o verbal) que entiendan todas las personas que acceden a la información
- Completa: ofrece una visión global del proyecto
- Accesible en cualquier momento y desde cualquier lugar
Para conseguir estas características en Beesy utilizamos el monitor de proyecto que contiene toda esa información relevante o enlaces a la misma.
Para ilustrarlo utilizaremos el monitor de un proyecto real coordinado por Beesy:
Pulsar en la imagen para ampliar
Utilizamos Google Sites para crear webs dedicadas a cada proyecto. El acceso a cada web está restringido a los interesados que se decide necesitan acceder a esa información.
El monitor de proyecto contiene la información pertinente, como es:
- Un desglose del proyecto indicando además el progreso de cada paquete de trabajo. Esta información surge de la aplicación de planificación.
- El acceso al tablero Kanban digital de monitorización en tiempo real del estado de ejecución de los trabajos planificados
- El acta de constitución del proyecto
- La relación de hitos
- Una matriz para gestionar los riesgos
Con este tipo de herramientas, utilizadas tanto de manera presencial o en condiciones de teletrabajo, Beesy facilita:
- La creación de una visión global y compartida que permite la focalización de esfuerzos
- Evitar que algunos trabajos queden olvidados
- La detección de retrasos y cuellos de botella
- La toma de decisiones en función del plan previsto y de la realidad de la ejecución del proyecto